В связи с масштабным переходом организаций и ИП на использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) у работодателей и сотрудников возникает множество вопросов по поводу такого перехода. Отвечаем на наиболее частые вопросы, касающиеся порядка применения электронных доверенностей.
Истекает срок действия электронной подписи нашего бухгалтера. Нужно ли из-за этого бухгалтеру оформлять новую МЧД?
Нет, не нужно. Электронная доверенность продолжает свое действие на протяжении всего периода, указанного в тексте самой доверенности. Если в МЧД не указан срок ее действия, доверенность действует в течение одного года. При этом срок действия МЧД не зависит от срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Истечение срока действия электронной подписи работника не прекращает действия оформленной на этого работника электронной доверенности. Поэтому переоформление электронной подписи на новый срок не требует переоформления МЧД.
Можем мы оформить МЧД, например, на 5 лет? Какой вообще максимальный срок действия электронных доверенностей?
Да, вы вправе оформить МЧД сроком на 5 лет. В МЧД может быть указан любой срок ее действия. Действующее законодательство не устанавливает никаких предельных сроков действия для доверенностей, в том числе оформленных в электронном виде. В законе есть лишь три ограничения, касающихся сроков действия доверенностей. Первое – если в доверенности не указана дата ее совершения, такая доверенность является ничтожной. Второе ограничение – если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (ст.186 ГК РФ). Наконец, срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана (п.4 ст.187 ГК РФ).
В МЧД нужно указывать должность работника, его место проживания и контактные данные (телефон и почту)?
Обязательные реквизиты электронной доверенности утверждены в соответствии с приказом Минцифры от 18.08.2021 №857. К числу сведений о работнике, на которого формируют электронную доверенность, относятся ФИО, гражданство, СНИЛС, ИНН, дата рождения и паспортные данные. Должность работника, адрес его проживания, контактный телефон и адрес электронной почты в МЧД по общему правилу не указывают.
В то же самое время универсальный формат МЧД, используемый на портале Госуслуг (МЧД 003), предусматривает возможность указания в электронной доверенности таких реквизитов, как должность работника, его телефон, адрес и прочие контактные данные. Но при этом все эти реквизиты не носят обязательного характера. Они подлежат указанию в доверенности только в тех случаях, когда контрагенты договорятся между собой об указании в оформляемых МЧД должности представителей и их контактной информации.
С 1 марта 2024 года все компании должны перейти на обязательное применение МЧД?
Нет. Обязательный переход на применение МЧД с 1 марта 2024 года предусмотрен в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2023 №389-ФЗ для тех организаций, которые должны представлять налоговую отчетность строго в электронной форме. К таким налогоплательщикам относятся (п.3 ст.80 НК РФ):
- компании, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
- вновь созданные, в том числе при реорганизации, компании, численность работников которых превышает 100 человек;
- налогоплательщики, обязанные представлять налоговые декларации по НДС;
- компании, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков.
Если перечисленные компании сдают обязательную отчетность через своих наемных работников или третьих лиц, то с 1 марта 2024 года они уже не смогут оформить доверенность на представление электронной отчетности в бумажном виде. Для сдачи отчетности нужно будет оформлять МЧД.
Мы оформили МЧД ФНС на бухгалтера сроком на 3 года, но бухгалтер ушла в декретный отпуск. Можно ли отменить эту МЧД и оформить новую доверенность на заместителя?
Да, можно. Организация и ИП вправе в любое время отозвать оформленную на работника электронную доверенность, несмотря на срок ее действия, указанный в доверенности. Право на отзыв доверенности реализуется компанией независимо от действия и волеизъявления работника, на которого была оформлена МЧД ФНС.
Чтобы отозвать электронную доверенность, компания может подать в налоговую службу заявление по формату, рекомендованному в письме от 20.01.2022 №ЕА-4-26/534@. Пользователи 1С могут отозвать МЧД через сервис 1С-Отчетность. Для этого в разделе «Уведомления» необходимо создать заявление об отзыве МЧД, указав в нем причину отзыва (декретный отпуск, увольнение работника и т.д.).
С 1 марта 2024 года все бумажные доверенности на представление налоговой отчетности будут аннулированы?
Нет, не будут. С этой даты организации и ИП, обязанные представлять налоговую отчетность в электронной форме, должны перейти на обязательное применение МЧД. Но это не означает, что ранее оформленные ими доверенности на представление отчетности в бумажном виде будут аннулированы. Федеральный закон от 31.07.2023 №389-ФЗ, который предусматривает переход указанных компаний на применение МЧД с 1 марта текущего года, не содержит положений, которые упраздняли бы ранее сформированные бумажные доверенности на сдачу отчетности. Поэтому бумажные доверенности продолжат свое действия до окончания срока, на который они были оформлены.
Правда ли что, что МЧД, которые хранятся в реестре ФНС, будут доступны любым лицам?
Нет, неправда. Получить доступ к электронной доверенности через реестр ФНС можно, указав в сервисе три обязательных реквизита доверенности: ИНН компании, ИНН работника, на которого оформлена МЧД, и GUID – уникальный код идентификации электронной доверенности. Получить или сформировать GUID случайным образом невозможно. Данный код знают только сама компания, сформировавшая МЧД и ее контрагент, которому компания направила документы с приложением электронной доверенности. Поэтому другие организации и физлица не могут получить доступ к МЧД и данным, которые в них содержатся.
Если мы оформим МЧД для сдачи отчетности на бухгалтера и зарегистрируем ее в ФНС, ранее оформленные бумажные доверенности прекратят свое действие?
Нет, бумажные доверенности в любом случае продолжат свое действие до окончания срока, на который они были оформлены. Законодательство не предусматривает такого основания для прекращения доверенностей, как оформление МЧД. Доверенность может прекратить свое действие в следующих случаях (п.1 ст.188 ГК РФ):
- истечение срока доверенности;
- отмена доверенности доверителем;
- отказ лица, которому выдана доверенность, от полномочий;
- ликвидация компании, выдавшей доверенность;
- смерть физлица, выдавшего доверенность, а также признание его недееспособным или безвестно отсутствующим;
- смерть физлица, которому выдана доверенность, а также признание его недееспособным или безвестно отсутствующим.
Оформление на бухгалтера МЧД не является основанием для прекращения действия бумажных доверенностей, оформленных на того же бухгалтера.
Правда ли, что в 2024 году меняется формат МЧД ФНС?
Да, правда. С 1 марта 2024 года в действие вводится новый формат электронной доверенности для представления налоговой отчетности в ФНС. Новый формат МЧД ФНС установлен в соответствии с приказом ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-26/648@. С указанного момента сформировать МЧД ФНС в старом формате, установленном приказом ФНС от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@, уже не получится. Нужно использовать новый формат электронной доверенности.
В чем отличия новой МЧД ФНС, и для чего она потребовалась?
МЧД ФНС формата 5.02, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-26/648@, потребовалась в целях возможности оформления МЧД в отношении сразу нескольких уполномоченных представителей, а также формирования МЧД с возможностью последующего передоверия. Соответственно, в этом и состоит основное отличие нового формата электронной доверенности от старого. МЧД ФНС старого формата 5.01 такие возможности не поддерживает.
Компания обязана сдавать отчетность в ФНС в электронном виде. Сможет ли она в 2024 году отчитываться в электронной форме по бумажным доверенностям, оформленным до 01.03.2024 года?
Да, сможет. Требование об обязательном переходе на МЧД касается доверенностей, оформляемых после 1 марта 2024 года. На бумажные доверенности, оформленные до указанного срока, это требование не распространяется (письмо ФНС от 18.10.2023 №ЗГ-3-26/13425). Все ранее оформленные бумажные доверенности будут применяться до окончания срока их действия, указанного в самих доверенностях. Поэтому компании, в том числе обязанные отчитываться в электронной форме, смогут сдавать электронную отчетность в налоговые органы на основании бумажных доверенностей, оформленных до 1 марта 2024 года.
Может быть у одного и того же работника одновременно бумажная доверенность и МЧД?
Да, на одного и того же работника может быть оформлено сразу несколько доверенностей, причем в разных формах и с разным объемом полномочий. Переход компаний на применение электронных доверенностей не означает, что бумажные доверенности прекращают свое действие и упраздняются. МЧД – это всего лишь одна из форм применяемых в настоящее время доверенностей. МЧД и бумажная доверенности равнозначны и имеют одинаковую юридическую силу. Применение компанией и ее работниками МЧД не исключает применения ими традиционных бумажных доверенностей.
С 1 марта старые МЧД ФНС аннулируются?
Нет, не аннулируются. МЧД ФНС, сформированные по формату 5.01, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@, продолжат свое действие в течение еще одного года. Представлять налоговую отчетность на основании МЧД ФНС формата 5.01 можно до 28 февраля 2025 года включительно. После указанной даты компании должны использовать только новый формат МЧД ФНС.
Можно ли сдавать ЕФС-1 на основании МЧД ФНС?
Нет, нельзя. МЧД ФНС, которую в настоящее время оформляют в соответствии с форматом, установленным приказом ФНС от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@, не носит универсального характера и позволяет сдавать обязательную отчетность только в налоговые органы и некоторые другие ведомства (например, в ФТС). Отчетность в СФР, в том числе по форме ЕФС-1, на основании МЧД ФНС не примут. Для представления в СФР отчета ЕФС-1 и других обязательных сведений предусмотрен специальный формат МЧД, утвержденный в соответствии с приказом СФР от 11.10.2023 №2016.
680000 г. Хабаровск, ул. Ленина, д. 4, оф. 802